Software

Integration til elektronisk dørlås, hvorved de enkelte medlemmers adgang til områder eller hele klubben kan styres i eClub. Modulet benyttes til kontrol af fremmøde til squash, adgang til VIP-områder eller til generel adgangskontrol i ubemandede motionscentre.

• Unik og brudsikker dørkortlæser på alle de døre, som skal kontrolleres fra systemet. Dørboksen kan håndtere op til to døre med en afstand på max 10 meter (max 10 meter kabel mellem dørboks og dør).
• Let lukning af kundetilgang. Ved at lukke kundekontrakten inaktiveres kortet og døren kan ikke åbnes.
• Opdeling af lokaler eller områder i f.eks. ”Normal” eller ”VIP”.
• ‘Åben tid’ kan indstilles, så døren er åben, når der er personale i klubben. Man kan indstille én åbningstid pr. dag.
• Off-line funktion. Døren fungerer, selvom internettet skulle være nede. I off-line tilstand gemmer dørsystemet oplysninger om, hvem der er kommet ind og opdaterer automatisk i eClub-databasen, når internettet er oppe igen.
• Klubbens ejer/administrator kan fjernstyre døren via mobiltelefon. (Kræver My eClub)

For at kunne gøre brug af vores dørløsning, skal man have tegnet en licensaftale med Procard om brug af eClub Dørløsning modulet samt eClub Hosting Service.

• Løssalg og kundespecifikt salg med mulighed for stregkodelæser.
• Lagerstyring med konto, moms, lagerliste, varegrupper, kundetyper, salgscounter etc..
• Lagerliste viser den samlede købspris, for det antal varer der er på lager.
• Integration til elektronisk pengekasse: kræver bonprinter til kvitteringer. (Se hardware)
• Varesalg med mulighed for varenavn, varenummer, stregkode , kundekredit, PBS funktionalitet, kundesalgsdifferentiering, åbent salg, kundebillede, tids intervalsalg
• De 5 mest solgte varer kan blive vist med billede.

Med eClub Online Salg får du et effektivt, moderne og sikkert kampagneværktøj, der vil kunne øge salget til nye medlemmer og fastholde eksisterende medlemmer.
Der er to muligheder for eClub Online Salg:
1. Med betaling med kreditkort online (straksbetaling)
2. Uden straksbetaling, men betaling i klubben.
Om betalingen skal foregå online afhænger af hvilken løsning klubben har valgt at benytte, så med eClub Online Salg får man følgende muligheder:

• Nye medlemmer kan oprette medlemsskab på internettet direkte i eClub og samtidig gennemføre betalingen med kreditkort eller betale i klubben, når de alligevel skal hente medlemskortet.

• Eksisterende medlemmer kan forny og betale medlemsskaber på internettet, direkte i din eClub-installation eller betale i klubben.
• Nye, kommende klubber kan starte salg af medlemsskaber flere måneder inden klubben åbner (pre-sale).
• Du kan oprette effektive mail-, banner- eller Googlekampagner, med link direkte til eClub Online Salg på klubben’s hjemmeside.
• Hvis du ikke ønsker at lade nye medlemmer købe medlemskab online, så kan du blot nøjes med at lade eksisterende medlemmer forny/købe deres medlemskab online.
• eClub Online Salg lever fuldt op til alle gældende sikkerhedskrav og er godkendt af NETS (tidligere PBS).

Hvordan virker det?:

• Nye medlemmer kan oprette medlemskab på internettet direkte i eClub, og såfremt man har en aftale med selvstændig betalingsformidler og indløsningsaftale med NETS samtidig gennemføre betalingen med kreditkort.
• Eksisterende medlemmer kan forny og betale medlemskaber på internettet, direkte i eClub-installationen eller blot forny medlemskaber og betale nede i klubben – såfremt klubben har valgt ikke at have aftale med selvstændig betalingsformidler og indløsningsaftale med NETS.
• Nye, kommende klubber kan starte salg af medlemskaber flere måneder inden klubben åbner (pre-sale).
• Man kan oprette effektive mail-, banner- eller Googlekampagner, med link direkte til eClub Online Salg på klubben’s hjemmeside.
• Hvis man ikke ønsker at lade nye medlemmer købe medlemskab online, så kan man blot nøjes med at lade eksisterende medlemmer forny/købe deres medlemskab online.
• eClub Online Salg lever fuldt op alle gældende sikkerhedskrav og er godkendt af NETS.

Hvad kræver det og hvad koster det?
Der er to muligheder – enten med eller uden kredit kort betaling (straks betaling).
Uden straks betaling

• Eneste krav for at få eClub Online Salg uden straks betaling er, at man har tegnet eClub licensaftale med eClub Online Salg inkluderet. For eksisterende eClub kunder er der således ingen meromkostninger forbundet med eClub Online Salg uden straks betaling.

Med straks betaling

• Klubben skal have tegnet eClub licens aftale med eClub Online Salg inkluderet.

ProCard kan guide med oprettelser hos NETS og Payex. Behandlingstiden hos NETS og PayEx kan være op til 8 uger. Det bør derfor gøres i god tid . Vi behandler naturligvis oprettelserne i den rækkefølge, som vi modtager tilmeldinger.

• Oprettelse hos PayEx koster et engangsbeløb på kr. 1.500,-
• Online Salg-modulet og abonnement hos betalingsformidleren, Payex, koster samlet kr. 600,- pr. mdr.
• Der opkræves kr. 6,- pr. transaktion.

Kontakt ProCard Salg, hvis du vil vide mere og/eller hvis du ønsker at få den nye online salg sat op.

My eClub er klubbens medlemsportal med direkte forbindelse med din eClub installation. Den rummer både holdbooking via computer og mobiltelefon. Med My eClub kan klubben tilbyde medlemmerne:

• Information fra klubben; individuelle meddelelser, Generelle meddelelser (post it), tilbud, annoncer og personlige meddelelser.
• Overblik over alle hold, holdbeskrivelser, sværhedsgrader af hold, video af hold, ventelister, baner og instruktører. Læs mere om holdbeskrivelser her

• Booking af hold, baner, instruktører. Prøv demo
• Overblik over egne bookinger, inkl. placering på venteliste.

• Overblik over antal træninger/fremmøder i centret

• Mulighed for news feeds fra centrets facebook side
• Medlemmer kan vedligeholde personlige data som adresse, mail, telefonnummer, kode.
• eClub App eller særlig side til holdbooking via Mobil. Prøv demo
  (Bruger: 100, Kode: 1123).
• Mulighed for direkte udtræk af holdskema til klubbens egen hjemmeside.

• Enkel opsætning og administration af holdaktiviteter og tilknyttede instruktører.
• Automatisk ventelisteadministration: Medlemmer, der er på venteliste til et hold, rykkes automatisk på hold, hvis der bliver plads.
• Medlemmer, der holdsættes fra venteliste, modtager automatisk en SMS, såfremt klubben er sat op til dette i eClub.
• Bødefunktion: Mulighed for at medlemmer, der udebliver fra et booket hold og som ikke melder fra i tide, opkræves automatisk et beløb via PBS ved næste trækning. Medlemmer som ikke har PBS medlemskab kan blive trukket dage eller klip – alt afhængigt hvad man ønsker at sætte op.
• Mulighed for gæstebooking og admin-kundeoversigt.
• Integration til Bookingterminal, hvor kunder selv kan booke eller fremmøde sig til hold.

eClub Rykker Plus gør din gældshåndtering let, effektiv og meget tidsbesparende.
Modulet styrer rykkerprocessen, der rummer 3 forskellige rykkerbreve. Derved er det muligt for centeret at indføre faste procedurer omkring skyldnere i centeret.

• Skyldnere modtager den rigtige rykker, alt efter hvilken status, de har.
• Mulighed for at spærre medlemskonto og undgå at opkræve gælden via PBS.

• Der kan vælges, at sende første rykker pr. e-mail i stedet for brev.
• Det er synligt på kundens konto, hvilket rykkerniveau kunden befinder sig på.
• eClub laver automatisk en log på hver sag, så man altid kan se, hvornår der er sendt rykker 1, 2 eller 3. til et medlem.
• Loggen gør det let at levere bevis/fundament ved evt. overdragelse til ekstern inkassovirksomhed.

• Sikker, hurtig og enkel tilmelding og opkrævning med eClub’s unikke NETS/PBS-wizard.
• Tilmelding og opkrævning via tre enkelte steps.
• Grafisk overblik over denne månedsopkrævning i sammenligning med de to foregående.
• Udspecificeret tekst på medlemmets betalingsoversigt
• Elektronisk tilmelding af medlemmer til PBS – dvs. ingen manuel indsendelse af BS-24 tilmeldingsblanketter
• NETS/PBS-medlemskaber kan sættes i bero
• Bøder for udeblivelse til hold opkræves automatisk over NETS/PBS
• For yderligere information og/eller pris på eClub NETS/PBS-service kontakt os på telefon: 33 32 45 45.

Kunder, der er hostede hos ProCard og som helt ønsker at slippe for at varetage den månedlige NETS/PBS, kan tilføje ProCard NETS/PBS-service til aftalen.
 

Relationsstyring

• Overblik for centerets relationer til kunder, kundepleje og opfølgning tilpasset den enkelte ansatte
• E-mail og SMS funktionen. Manuelle eller automatiske meddelelser til personer eller grupper (kampagner)
• Oversigt over kunder som medarbejdere er ansvarlige for
• Uddelegering af opfølgningsopgaver til medarbejdere fordelt på kundegrupper

Membertrack

• Medarbejderes daglige arbejdsplan
• Booking af fremtidige aktiviteter (eksempelvis introduktionstur for ny kunde i centeret)
• Direkte søgningsfacilitet/opslag fra arbejdsplan til kundekartotek
• Sikring af opfølgning på udløbende medlemskaber
• Kategorisering af arbejdsopgaver (nyt træningsprogram, kontakt kunde, opringning m.m.)

Historik

• Oversigt over samtlige logs på kunder
• Sammenkæde aktiviteter (eksempelvis ”opfølgning på kunde”)
• Prioritetsopdeling i forhold til aktivitet
• Back-tracking af tidligere løste opgaver (ingen data forsvind

eClub kunder har mulighed for at aktivere en række SMS-funktioner i eClub. Derved kan SMS’er udsendes til enkeltpersoner eller kundesegmenter/grupper i form af påmindelser, info, kampagner eller tilbud. Desuden kan eClub sættes til automatisk at udsende SMS’er til medlemmer, der har aftaler i ressourcekalederen eller i bookingmodulet.
SMS-funktionen i eClub kan på nuværende tidspunkt anvendes på 5 forskellige måder:

• AUTOMATISK PÅMINDELSE OM AFTALE: I ressourcekalenderen kan SMS-funktionen aktiveres, så medlemmer modtager en påmindelse dagen før en personlig aftale.
• PERSONLIG BESKED: Afsendelse af en personlig besked til et medlem kan gøres på medlemmets blad i kundekartoteket. Når kunden er fundet i kartoteket vælges knappen ’SMS’ og beskeden kan indtastes og afsendes ved ét tryk.
• KAMPAGNE: Hvis centret planlægger en kampagne og gerne vil sende den samme besked til alle medlemmer eller specifikke grupper af medlemmer kan dette gøres i ’eClub Central’. Her findes allerede diverse standardudtræk, f.eks. ’alle medlemmer med medlemsskab’, men derudover er det muligt at foretage specielle udtræk efter eget ønske og sende en SMS på baggrund heraf. Det kunne være til en gruppe, der indeholder alle medlemmer, som er fremmødt til spinning indenfor de seneste 20 dage. Efter afsendelse af en gruppe-SMS informerer eClub om de af listens kunder, der ikke har et mobilnummer. Herved har man mulighed for at kontakte disse kunder på anden vis, f.eks. med en e-mail.
• AUTOMATISK MEDDELELSE VED OPRYKNING FRA VENTELISTE: eClub Booking modul kan sættes til automatisk at sende en SMS til medlemmer, der rykker fra venteliste til hold. Dvs. medlemmer fra ventelisten, der bliver holdsat.

• AUTOMATISK FØDSELSDAGSHILSEN SENDES VIA RETENTION SERVICE: eClub Retention Service modulet giver mulighed for at sende automatiske hilsner til medlemmer på fødselsdage via SMS.

Opkrævning af sms-forbrug faktureres månedsvis bagud. Der afregnes med 30 øre per SMS. Aftale om SMS konto hos Procard – skal aftales med salg som kan kontaktes på +45 33 32 45 45.
 

Medlemsstyring og registrering

• Stamdata kan indlæses via sygesikringsbeviset, personlig kontrakt kan udskrives direkte fra systemet.
• Medlemskartotek med søgefunktioner i alle vigtige kundedata, økonomiinfo, statistik, historie.
• Kontraktkartotek med vilkårligt antal kontrakter og kombinationer. Avanceret specificeringsmuligheder på de enkelte kontrakter. Flere kontrakter pr. kunde samt automatisk kontrol for kontrakt-dubletter.
• Kundemagnetkort som kan fungere som medlemskort, personalekort, gæstekort eller f.eks. døråbner. Du kan bruge eget design.
• Sygesikringsbevis (det gule) kan anvendes som medlemskort på bookingterminalen.
• Kunde-fremmødeliste, så du let kan se, hvem der har været i centret, hvad deres status var og hvornår de var der.
• Kontrol for kundefremmøde: Automatisk fremmødekontrol af type, tid, betaling etc. samt billede af kunde (via webcam).
• Automatiske rykkerbreve, inkl. let overblik over skyldnere og mulighed for rykkergebyr.
• Mulighed for udsendelse af automatiske beskeder pr. e-mail til medlemmer der sætter deres medlemsskab i bero

Regnskab

• Overblik over restance, bank- og giroindbetalinger (FI-kort), opkrævninger, kontantindbetalinger etc..
• Kontoplan med alle standardkonti.
• Mulighed for udvidelse af kontoplan med egne drifts- og statuskonti.
• Elektronisk overførsel til bogføringssystemer.
• Kreditkort og kontant betalingsregistrering sker i eClub, der er dog ingen direkte integration med dankortterminal.

Statistik

• Fremmøder, belægningsgrader (time/dag/uge/år), økonomi, købekategorier, personalets opgaver, kundekontakt og meget andet.
• Mulighed for at lave dine egne statistikker.
• Mulighed for afsendelse af tilbud via alm. post og email baseret på den valgte statistik.

Personale-tidskontrol

• personale log-ind og sikkerhed.
• Personaleregistrering med løn, type, personlig kode, personalenummer.

Integration til Tanita Body Analyzer (TBF300, SC330)

• Elektonisk indlæsning af fysiologiske data (fedtfri masse, BMI, vægt, m.m.).
• Grafisk præsentation af kundens udviklingsforløb indenfor bl.a vægt, BMI og fedtprocent.

Fitness Tracking kan også benyttes uden integration til en Tanita Body Analyzer. I så fald skal/kan klubben selv taste data såsom vægt, fedt% mv. i eClub systemet. Såfremt man desuden har My eClub modulet, er det også muligt at sætte op at medlemmer selv kan indtaste data (eks. vægt) fra deres side.

Et vigtigt værktøj i den daglige drift – opslag og redigering i alle former for ressourcer (lokaler, trænere, kunder etc.).
For eksempel: hvilket personale benytter hvilket lokale, med hvilket udstyr og hvilke kunder.

• Overblik over ansatte, medarbejderes arbejdsplan m.m.
• Mulighed for booking af samme ressourcer fra forskellige computere og steder uden at risikere overlapning eller dobbeltbookinger.
• Øget fleksibilitet og bedre service overfor den enkelte kunde, personalet og administrationen.
• Personalestyring gør det muligt at se personalets arbejdstider og fysiske placering. Kan bruges til arbejdseffektivisering og lønberegning.
• Ressourcestyring effektiviserer udnyttelsen af ressourcer og kan lette booking af rum, personer, haller, udstyr etc. på kunder eller gæster.
• Fremtidsbooking af alle ressourcer uden begrænsning.

Forøg medlems fastholdelses raten
Kniber det med at nå at følge op på alle medlemmer?
Med eClub Retention Service modulet får man nu mulighed for at lave nem og sikker opfølgning på medlemmer.
Fastholdelse (Retention) af medlemmer kræver konsistent og relevant opfølgning, så medlemmer får den nødvendige service og motivation til at blive ved med at træne. Ved at udføre korrekt opfølgning til det rigtige medlem på det rette tidspunkt, kan man både forbedre medlems fastholdelses raten samt forøge besøgs frekvensen for medlemmerne. Det kan dog være svært at nå ud til alle medlemmer, især hvis man har mange hundreder eller flere tusind medlemmer tilknyttet sit center. Det har eClub systemet nu løsningen på.
Med eClub Retention Service modulet kan man nemt og sikkert følge op på medlemmer via e-mail og SMS, baseret på medlemmernes aktiviteter i centret.
Hvornår sendes beskeder ud?
Ifølge erfaringer og undersøgelser inkluderet i IHRSAs ‘member retention report’ så er de mest effektive e-mails, dem der sendes ud til medlemmer som er nye (indmeldt for mindre end 3 måneder siden), medlemmer som er i høj risiko for at melde sig ud (eks. kontant medlemmer) og medlemmer som ikke har fremmødt sig i flere sammenhængende dage.
Med eClub Retention Service vil medlemmer få automatisk opfølgning

• Ved indmeldelse pr. e-mail
• Ved berosættelse pr. e-mail
• Ved ændring af stamdata pr. e-mail
• Ved snarlig udløb af kontant medlemskab pr. e-mail
• Ud fra antal fremmøder de første 3 måneder af medlemskab pr. e-mail
• Ud fra manglende fremmøder efter 2 og/eller 4 uger pr. e-mail
• Ved fødselsdage pr. SMS

Der er altså sat en udsendelses procedure af beskeder op i eClub Retention Service, og man har endda mulighed for at slå nogle af beskederne fra. Eksempelvis kan man slå fødselsdagshilsnen fra eller slå beskeder om manglende fremmøder fra, såfremt man ikke ønsker at sende sådanne beskeder ud til sine medlemmer.
Der er præ definerede forslag til tekster i beskederne, men man kan/bør ændre og/eller tilføje i disse tekster, så de passer præcis med, hvad man ønsker at sende ud til sine medlemmer. Man kan eksempelvis sende center specifikt tilbud ud til medlemmer, som har et kontant medlemskab med snarligt udløb eller center specifik information til nye medlemmer vedrørende velkomstpakke, introduktionsforløb eller andet.
Følgende autogenererede beskeder indeholder desuden artikler fra Fitnews:

• Beskeder sendt ud afhængig af antal fremmøder
• Beskeder sendt ud afhængig af manglende fremmøder
• Beskeder sendt i forbindelse med information om snarligt udløb af kontant medlemskab

Artiklerne fra Fitnews omhandler henholdsvis gode råd om træning, kost, fitness, Anti-Ageing, sundhed, løbetræning og vægttab.
Retention Rate
Det nye eClub Retention Service modul giver ydermere et godt overblik over centrets evne til at fastholde medlemmer.
Man kan ud fra fastholdelses (retention) raten på medlemmer se, hvor god man som center er til at holde på medlemmer. Retention raten bliver beregnet på måneds basis i eClub, og man får derved mulighed for nemt at sammenligne med tidligere års retention rate.
Med eClub Retention Service modulet får man derfor både mulighed for automatiseret opfølgning på medlemmer og et godt værktøj til at se om eventuelle kampagner og tiltag har virket.
Hvad kræver det?
For at gøre brug af eClub Retention Service skal man have tegnet eClub licensaftale med ProCard om brug af eClub Retention Service samt Hosting Service.
For yderligere information og/eller tilbud på eClub Retention Service modulet kontakt eClub salg på e-mail: salg@procard.dk eller telefon: 33 32 45 45.

test